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La IA aplicada a la gestión documental

La cantidad de información que se genera cada día es cada vez mayor: Los múltiples avances tecnológicos y la digitalización han determinado un auge de información en distintos formatos y plataformas que continúa en aumento

 Ante este panorama, la gestión documental y archivística se ha vuelto tan compleja como necesaria, haciendo visibles nuevos retos y desafíos.

La inteligencia artificial (IA) está proporcionando soluciones a estos desafíos, permitiendo que los profesionales de la documentación trabajen de manera más eficiente y efectiva en torno al tratamiento, gestión y almacenado de información. 

¿Dónde se puede aplicar la IA en la gestión documental?

A medida que la tecnología continúa evolucionando, cada vez son más los sectores que se suman a adoptar la Inteligencia Artificial (IA) para optimizar sus procesos. En el sector de la documentación y la gestión de archivos, la IA se ha posicionado como una herramienta útil para agilizar y automatizar innumerables procedimientos, desde la clasificación hasta  el tratamiento de información en diferentes formatos. Algunos de las usos que ya se están implementando en el sector son:

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  1. + Clasificación y organización automática de documentos: La IA permite analizar grandes cantidades de datos automáticamente y, de esta forma,  clasificar y organizar la documentación según su contenido. Automatizar este proceso ahorra el tiempo y esfuerzo requeridos de categorizar los documentos manualmente. Además, también puede ser una herramienta para garantizar la clasificación adecuada, y unificar criterios de organización.
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  3. + Extracción de datos: La extracción de información específica es especialmente útil para el tratamiento de grandes volúmenes de documentos. La IA puede extraer información específica de los documentos, como nombres, fechas, ubicaciones, palabras clave, etc., facilitando así la identificación y el análisis de datos relevantes.
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  5. + Procesamiento de lenguaje: La IA también puede ayudar con el procesamiento de lenguaje natural, lo cual es especialmente útil para los documentalistas que necesitan analizar y resumir grandes cantidades de texto. Con la IA, el personal documentalista puede procesar el lenguaje natural de manera rápida y precisa, lo que facilita la comprensión y categorización de documentos.
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  7. + Análisis de contenido audiovisual: La IA puede analizar imágenes y videos y extraer información de ellos. El análisis de imágenes y reconocimiento de elementos visuales como logotipos, firmas o escritura a mano puede ser útil para clasificar documentos que contengan elementos visuales que sea necesario identificar para recuperar su información posteriormente.
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  9. + Traducciones automáticas: Traducir documentos en diferentes idiomas de manera automática, rápida y precisa ya es una realidad con la IA. Esto es especialmente útil en organizaciones que manejan documentos en múltiples idiomas, lo que facilita la colaboración y el intercambio de información.
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  11. + Detección de errores y control de calidad: La IA puede usarse para verificar errores o inconsistencias en el contenido de los documentos, o en su tratamiento tales como errores de ortografía, campos de indexación vacíos o formatos incorrectos. Esto ayuda al personal de documentación a asegurarse de que el tratamiento documental sea preciso y consistente.
Mayor eficiencia en la extracción de datos y recuperación de información

La extracción de datos en múltiples formatos y su precisión al hacerlo son unos de los beneficios más destacables actualmente de la inteligencia artificial aplicada a la documentación. Los algoritmos de IA pueden identificar información específica, como nombres, fechas y números, de manera más efectiva que los humanos. Esta tecnología puede ayudar en la extracción de información de grandes conjuntos de datos, lo que resulta en una mayor eficiencia y precisión.

Otra de las principales ventajas de la IA es su capacidad para analizar y clasificar grandes cantidades de información de manera eficiente. La tecnología de aprendizaje automático de la IA puede reconocer patrones en los documentos y organizarlos automáticamente en categorías. Esto ahorra tiempo y permite una gestión más efectiva de los documentos. Por ejemplo, en entornos de gestión de documentación histórica, la IA puede ayudar a identificar patrones en los datos históricos y categorizarlos según las pautas encontradas. 

La IA también puede ayudar al personal de documentación y archivos a encontrar la información relevante más rápidamente. Con la capacidad de buscar y analizar grandes cantidades de datos, la IA puede identificar documentos relevantes en segundos, lo que reduce significativamente el tiempo necesario para encontrar información importante y recuperar documentación clasificada.

Garantizar la seguridad en los documentos con IA

La seguridad es una de las principales preocupaciones en la gestión de documentación. La implementación de la inteligencia artificial en la gestión documental puede ofrecer numerosos beneficios y brindar una mayor seguridad, control y cumplimiento normativo, lo que garantiza la integridad de los documentos y protección de la información. Estos beneficios son fundamentales para gestionar documentos de manera eficiente y confiable en el entorno digital y multiformato actual.

La tecnología de IA puede detectar patrones de comportamiento sospechosos, lo que ayuda a prevenir fraudes, robos de identidad y otros problemas de seguridad. Además, la IA facilita la realización de copias de seguridad y la recuperación de datos en caso de fallos del sistema, evitando la pérdida de información valiosa.

Otro beneficio es el acceso controlado a los documentos. Mediante sus avances tecnológicos, es posible establecer un control sobre quién puede acceder a los documentos, qué acciones pueden realizar y cuándo. Esto reduce el riesgo de que los documentos caigan en manos equivocadas o sean comprometidos de alguna manera.

La IA tiene la capacidad de identificar alteraciones en los documentos, como cambios en fechas, firmas o contenido, lo que aumenta la seguridad y disminuye la posibilidad de falsificaciones. Gracias a la IA, también es posible monitorizar los documentos en tiempo real, lo que permite detectar de manera inmediata cualquier actividad sospechosa o no autorizada, como intentos de acceso no permitidos o transferencias no autorizadas de documentos confidenciales.

Por otra parte, gracias al control de los parámetros de seguridad y acceso, también puede ayudar a garantizar el cumplimiento normativo, como por ejemplo la Ley de Protección de Datos Personales o la normativa de confidencialidad de ámbitos específicos como el sanitario.

Desafíos futuros y casos actuales

A pesar de los beneficios que la IA aporta a la gestión documental y archivística, también se presentan nuevos desafíos. Uno de los principales retos es la necesidad de contar con datos de alta calidad y cantidad para entrenar los algoritmos de la IA. Si los datos utilizados para entrenar la IA son incompletos o inexactos, los resultados también lo serán. Por tanto, es fundamental contar con datos de alta calidad y cantidad para garantizar el correcto funcionamiento de la IA.

Otro desafío es la necesidad de considerar los aspectos éticos y legales en el uso de la IA. Por ejemplo, el acceso a datos confidenciales puede ser un problema si no se toman las medidas adecuadas para garantizar la privacidad y la seguridad de los datos. Por ello, es importante que las empresas y organizaciones adopten políticas claras y transparentes sobre el uso de la IA en la gestión documental y archivística.

En España ya podemos encontrar casos de éxito en el uso de esta tecnología para el tratamiento de documentos así como su adopción en centros de documentación o archivos:

  1. + MarIA, es el primer sistema masivo de Inteligencia Artificial de la lengua española, con la capacidad de generar propios textos y resumir otros ya existentes y ha sido creado a partir de los archivos web de la Biblioteca Nacional de España (BNE): datos.gob.es/es/blog/asi-es-maria-la-primera-inteligencia-artificial-de-la-lengua-espanola
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  3. + Proyecto Carabela: El Archivo General de Indias y el Archivo Histórico Provincial de Cádiz pudieron analizar el contenido de más de 130.000 imágenes gracias a la IA: www.archiverosdeandalucia.org/proyecto-carabela-la-inteligencia-artificial-aplicada-a-los-archivos-historicos/
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  5. + Radio Televisión Española (RTVE) utiliza IA en el análisis de contenido de su fondo documental: www.vsn-tv.com/es/rtve-vsn-inteligencia-artificial-vsnexplorermam/

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