Para toda empresa es vital hacer una adecuado uso de las herramientas para hacer  clipping que ofrecen informaciones de lo que se publican en medios de comunicación y redes sociales.

Saber lo que opinan los consumidores y usuarios, llevar el pulso de las actividades de la competencia y de la categoría es una herramienta indispensable para los departamentos de marketing y comunicación.

Esto te permitirá optimizar resultados y diseñar estrategias que respondan a cada objetivo.

Por otra parte, aunque va de la mano, el clipping aporta data relevante sobre la reputación de la empresa, y permite anticipar crisis o gestionarlas de manera adecuada en el momento en que se produzcan.

Para ello, los Directores de Comunicación necesitan de información oportuna y precisa, que en ocasiones puede ser difícil de recopilar y analizar.

Pretender abordar esta tarea sin contar con los recursos apropiados supondrá un esfuerzo desproporcionado y poco productivo. Esto se debe la velocidad de la generación y transmisión de información y la multiplicación de actores que las nuevas tecnologías han promovido.

Este panorama de medios desbordante obliga a utilizar herramientas de gestión inteligentes, que automaticen el proceso

de seguimiento y selección de noticias.

Afortunadamente hay muchas aplicaciones informáticas que pueden ayudarnos con este trabajo. Tanto el seguimiento de prensa y redes sociales como el procesamiento y análisis de datos pueden realizarse de manera más rápida y efectiva utilizando estas herramientas.

Ventajas

La principal ventaja de las herramientas de clipping es que permiten un considerable ahorro de tiempo, garantizan una amplia cobertura y proveen información al instante, que difícilmente podría conseguirse con los procedimientos tradicionales.

Desventajas

Sin embargo, aún queda mucho camino por recorrer: para que la información obtenida sea útil es necesario un trabajo de inteligencia de medios que pueda cruzar las noticias y analizarlas.

Además, muchas de estas herramientas tienen ámbitos de acción limitados, tanto por factores geográficos, como de utilidades de filtros precisos o barreras idiomáticas.

Otra de sus desventajas es el coste, aunque hay utilidades gratuitas, su funcionalidad es restringida.

En esta ocasión vamos a analizar diferentes tipos de recursos que, combinados, pueden ofrecer una información de calidad, imprescindible para la toma de decisiones.

Agregadores de contenidos

Este tipo de software permite suscribirse a fuentes de noticias y recibir automáticamente las actualizaciones web. También se conocen con el nombre de lectores o recopiladores de feeds.

Para facilitar la gestión de las informaciones, la mayoría de los servicios de feeds permiten etiquetar cada fuente en categorías y personalizar el perfil de usuario, de tal manera que el programa pueda filtrar los resultados de acuerdo a nuestros intereses.

Con frecuencia son llamados lectores RSS, en alusión a Really Simple Syndication, uno de los dos principales formatos para los contenidos en feed.

Sin embargo, aunque es menos popular, también podemos encontrar feeds en formato Atom. Tanto RSS como Atom utilizan archivos XML para mostrar el contenido.

La configuración de los lectores de feeds es bastante simple. Solamente tendremos que seleccionar las fuentes que deberán ser monitorizadas y crear las alertas con las palabras clave que deseemos explorar.

Básicamente existen dos tipos de agregadores: los que se descargan en el dispositivo (ordenador, smartphone o tablet) y los que se consultan online.

Agregadores que se descargan en el dispositivo

Para utilizar los primeros, debemos abrir la aplicación y, de manera automática, el programa accederá a las páginas a las que estemos suscritos y realizará actualizaciones periódicas. Algunos de los más populares son Flipboard, Pockte y LinkeIn Pulse.

Agregadores de uso Online

Por otra parte,  los lectores de feeds online se consultan directamente en las páginas del proveedor, la ventaja es que podrás hacer una consulta en cualquier momento y desde diferentes dispositivos.

Asimismo, es posible configurar los lectores de feeds para que envíen las actualizaciones a nuestro correo electrónico.

Feedly es sin duda el líder de este segmento, pero hay otras muy buenas alternativas, como Digg Reader, Inoreader o PaperOak.

Muchos de estos servicios son gratuitos, pero limitan la cantidad de fuentes que se pueden consultar, o las categorías y alertas.

Generalmente, para acceder a informaciones más amplias o gestionar y compartir los feeds entre varios usuarios se requiere contratar las versiones de pago.

Google Alerts

Quienes buscan una opción gratuita de monitorización, sin duda encontrarán en Google Alerts una buena alternativa. Podrás hacer un seguimiento de lo publicado en webs, blogs, noticias, vídeos y grupos de discusión.

Con la posibilidad de configurar alarmas para temas específicos, filtrando los resultados por zonas geográficas, idioma (solo uno) y fuentes.

Si se trata de un seguimiento rutinario o de una categoría con poco movimiento, la opción semanal podría ser suficiente, pero si es un segmento muy dinámico, las alertas diarias son las más indicadas.

Ahora bien, cuando se trata de una crisis o una noticia en desarrollo, se puede solicitar la notificación inmediata, con lo cual recibirás la alerta tan pronto Google indexe el resultado.

Para poder utilizarlo debes poseer una cuenta gmail, donde recibirás las novedades o enlaces RSS.

Aunque su uso es muy intuitivo, para sacarle mayor provecho y evitar que tu correo se llene de informaciones poco relevantes, debes ser muy preciso en la definición de la búsqueda.

Herramientas para el seguimiento de redes sociales

Aunque los buscadores pueden hacer el seguimiento de algunas redes sociales, en ocasiones precisamos funcionalidades adicionales que nos faciliten el trabajo de análisis.

Por ejemplo, quizás no nos interese recibir cada uno de los tuits sobre un tema, sino discriminar en qué zona geográfica se concentran, quienes son los principales autores o cuál ha sido el impacto de esas publicaciones.

En estos casos es aconsejable contar con la ayuda de alguna herramienta de medición de redes sociales, que pueda ofrecernos datos más elaborados y precisos.

Existen muchas alternativas, incluso algunas específicas para determinadas plataformas. A continuación mencionamos las más populares:

Social Mention

Esta herramienta es muy poderosa para hacer un seguimiento online, pues abarca más de cien sites sociales. Entre otras fuentes, monitoriza blogs y microblogs, redes sociales y bookmarks.

Es una aplicación gratuita que tiene una navegación muy sencilla. Solo debes acceder a la página principal de Social Mention e introducir la palabra clave para el seguimiento.

En el menú desplegable que está junto a la barra de búsqueda puedes seleccionar las plataformas específicas que deseas explorar, o mantener la configuración por defecto, que hará un rastreo en todas las redes.

Pero no solo te mostrará las mencioes, Social Mention también proporciona mediciones de influencia en base a cinco categorías:

• Número de menciones
• Alcance, es un dato más interesante que el simple número de menciones, pues pondera el número de autores únicos por el total de menciones.
• Fortaleza, que es un porcentaje que indica la probabilidad, durante las últimas 24 horas, de que un tema o palabra clave esté presente en las conversaciones en redes.
• Sentimiento, no solo indica la direccionalidad o valoración positiva, negativa o neutra de una mención, sino que las relaciona y ofrece datos sobre la proporción ente ellas.
• Pasión es una medida en porcentaje que estima la probabilidad de que una persona que ha hecho una mención, lo haga nuevamente. Para hacer esta proyección analiza la frecuencia de menciones por autores.

Adicionalmente ofrece información como el número de retuits que ha tenido un comentario e identifica las principales palabras claves y hashtags asociadas a tus menciones.

Su principal desventaja es que solo está en inglés, por lo que si bien sirve para identificar tendencias del segmento o seguidores globales, no resulta apropiada para monitorizar noticias locales.

Hootsuite

Para la gestión de las redes sociales, Hootsuite es una excelente opción. Con esta herramienta podrás hacer seguimiento de Twitter, Facebook, LinkedIn, WordPress, Foursquare y Google+.

Es un servicio gratuito que ofrece análisis semanales, que integran los resultados de Google Analytics y Facebook Insights. Además, cuenta con una aplicación que permite enviar mensajes y delegar tareas entre un grupo de usuarios predeterminados.

Por todo esto es una de las plataformas de gestión de redes más utilizada por los community managers.

TweetReach

Las aplicaciones específicas para una plataforma suelen ofrecer una mayor cantidad de información de esa red y un mejor análisis de los datos.

Este es el caso de TweetReach, que no solo mide el impacto de las conversaciones, sino que además permite identificar a los influenciadores en Twitter.

Asimismo, esta herramienta ofrece recomendaciones para mejorar tu posicionamiento, en función de los resultados obtenidos.

¿Conviene delegar el clipping en terceros?

Como hemos visto, hacer el seguimiento de las informaciones que a diario se publican y comparten sobre un determinado tema es una labor compleja.

Requiere de un trabajo continuo, planificado y muy bien organizado, que nos permita seguir el vertiginoso ritmo de la información en las distintas plataformas y medios.

Incluso contando con herramientas que automatizan el proceso de búsqueda, es una tarea que requiere de muchas horas de trabajo.

Además, todos esos datos deben ser procesados, en función de obtener los resultados esperados. Es lo que se conoce como inteligencia de medios, y debe hacerse con base en objetivos predefinidos, para que pueda convertirse en un insumo para el diseño de estrategias efectivas de comunicación.

Por este motivo, la mayoría de directos de comunicación delegan estas funciones en empresas de seguimiento de medios, reputación online y medición de audiencias, que manejan herramientmas de análisis, con variables cuantitativas y cualitativas.

Estos servicios ofrecen dossiers multimedia que centralizan toda la información y permiten asignar objetivos a cada acción comunicativa.