Seguro que a la hora de realizar un evento aspectos como el catering y las invitaciones son lo primero que te viene a la cabeza, sin embargo hay un pieza a nivel estratégico igual de imprescindible: el marketing. Nuestra recomendación es que toda acción comunicable con respecto al evento, la planifiquemos y midamos después sus resultados para comprobar que cumple con los objetivos a nivel de comunicación. Este plan debe incorporar la convocatoria, la nota de prensa del evento y el seguimiento o monitorización de los medios en prensa.

¿Cómo hacer un seguimiento de medios en prensa escrita?

Con el dato de los impactos en prensa recogemos todas las noticias publicadas de nuestro evento, tanto aquellas que se dan antes como después de que se celebre. Así conoceremos la reputación del mismo, sirviéndonos de guía para la toma de decisiones estratégicas.

Para lograrlo, la tecnología, una vez más, nos facilita el trabajo. Hoy en día existen herramientas específicas para medir el número de veces que aparecemos en medios escritos. Incluso podremos valorar económicamente estas apariciones.

Repositorio de impactos

Ahora mismo es imprescindible escuchar lo que se está diciendo sobre una empresa y obtener las primeras pistas que anuncian una crisis de la compañía o de la marca o bien una oportunidad para la misma. Lo mismo ocurre con los eventos: en un repositorio de datos recogeremos todas las menciones, noticias, entrevistas, etc. relacionadas con nuestra empresa, sector o la actividad que se realizará en el mismo evento. El objetivo del mismo es poder posteriormente realizar un análisis de situación.

Segmentación de la información

Una vez recopilada la información debemos de asignarle una serie de parámetros para poder realizar el análisis que necesitamos. Debemos de tener en cuenta que sea flexible. Así, tendremos mayores facilidades para personalizarlo en función de nuestras necesidades.

Algunos Kpis importantes para establecer conclusiones sobre nuestra actividad comunicativa y resultados que podemos utilizar son los siguientes:

• Establecer si se trata de una noticia espontánea o si por el contrario ha sido generada desde nuestra organización.
• Clasificar en función de los productos o servicios a los que hace mención de nuestra compañía.
• Segmentar en función de los temas de interés o ejes estratégicos mencionados por el medio.
• Dividir en función de la noticia, es decir, si es positiva, negativa o neutral para nuestros intereses.
• Clasificar en función de las acciones comunicativas llevadas a cabo por parte de nuestra organización y que están vinculadas con la noticia.
• Agrupar según mensajes mediáticos relacionados con nuestra actividad mencionados en el impacto.

Cuadros de Mando

Es necesario establecer una serie de herramientas de análisis en tiempo real con la cuales obtener algún tipo de cuadro de mando, pudiendo establecer en qué punto nos encontramos.

El objetivo es agrupar y visualizar todos los datos para conocer qué es lo que ha pasado durante el evento y poder determinar acciones en futuras ocasiones. 

Para poder llevarlo a cabo debemos de conectar los objetivos propuestos en el evento con el plan de acción y las partidas presupuestarias destinadas. Esto nos permitirá identificar y coordinar cuales fueron las principales líneas de acción ejecutadas.

El resultado final a conseguir es medir de un modo sistemático los resultados obtenidos para cada indicador establecido y poder ejecutar una serie de acciones correctivas para futuros eventos.

En resumen

Es vital para el éxito de un evento que los profesionales de la comunicación puedan controlar anterior y posteriormente el entorno que les rodea en los medios de comunicación. Analizar las críticas o detectar ágilmente oportunidades nos ayudará a cambiar aquello que no está gustando en prensa y redes sociales, o bien tenerlo en cuenta para próximas ocasiones.