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Documentalistas: La profesión detrás de la Hemeroteca y el clipping

La profesión documentalista engloba a profesionales especialistas en el tratamiento, gestión y recuperación de documentación en su sentido más amplio.

El amplio abanico de soportes, canales y formatos que conviven en el universo de información actual hacen que la gestión documental sea necesaria para ordenar y preservar el conocimiento y adecuarlo a las necesidades de cada contexto.

En MyNews el trabajo de documentación tiene un papel central en la gestión de la Hemeroteca, el clipping y la curación de contenidos.

La profesión documentalista

En 2022 la Hemeroteca MyNews recogió 7.193 noticias en las que se mencionaba documentalista y documentalistas.

Según la RAE la documentación es la ”disciplina que se ocupa de la recopilación, organización y gestión de documentos o datos informativos”. El objetivo de la documentación es conservar el patrimonio documental y bibliográfico. El perfil profesional de documentalista se encarga de realizar todas las gestiones necesarias para cumplirlo y garantizar la preservación y el acceso a la información.

Un documento es un contenedor de información en cualquier formato o soporte. La documentación gestionada puede estar almacenada en formato físico o digital en diferentes soportes y provenir de distintos canales de información. Cada organización tiene necesidades de información distintas; es por ello que la profesión documentalista se caracteriza por su adaptabilidad y versatilidad. En cada organización la gestión documental será distinta y deberá ser adaptada para que esta cumpla con la utilidad que cada contexto requiera, ya sea para su almacenamiento, organización, recuperación o para todas ellas.

Documentalista trabajando

Según el Informe del Mercado de Trabajo Estatal, en 2022 18.508 personas en España trabajaron en actividades de bibliotecas, archivos, museos y otras actividades culturales. Pero las bibliotecas, archivos o centros de documentación no son los únicos lugares donde se ejerce esta profesión. La proliferación de canales y soportes mediante los que se transmite información ha motivado que la documentación penetre en un sinfín de organizaciones.

Funciones de la documentación

Las funciones de la documentación son diversas según la institución en la que se encuentre. Podemos encontrar profesionales de la documentación en instituciones públicas y privadas, dedicadas exclusivamente a la preservación de documentación o en las que esta gestión no sea el objeto principal. En todas ellas, un especialista en documentación se encarga, según las necesidades, de conducir todos los estadios de la cadena documental:

  1. Fase de entrada: Recepción, adquisición y recepción de la documentación que se conservará.
  1. Fase de análisis y tratamiento: Análisis formal y de contenido, ordenación, almacenamiento y conservación. En esta fase se llevan a cabo tareas de análisis y clasificación de la documentación como catalogación, indización, elaboración de bibliografías, clasificación mediante vocabularios controlados y asignación de metadatos
  1. Fase de salida: Gestión de herramientas de búsqueda y recuperación de información.

El profesional de la documentación tiene en sus manos las herramientas para que cada organización obtenga, trate, conserve y recupere cuando sea pertinente la información que necesita del modo que se adapte mejor a su organización.

Origen de la documentación

El origen de la ciencia de la documentación se remonta a las primeras bibliografías y listados de documentación en momentos en los que se necesitó recurrir a ello para organizar y clasificar el conocimiento.

La civilización Sumeria y la Antigua Mesopotamia ya se usaban listas como material administrativo. Posteriormente, en el siglo de las luces se elaboraron las primeras listas de libros usadas como herramienta para localizar libros de referencia de la época.

Pero no es hasta finales del siglo XIX en Bélgica cuando se considera que data el origen de la documentación. Este punto de inicio lo marca la publicación del Tratado de la Documentación de Paul Otlet publicado en 1934, documento donde se establecen las bases de la documentación como ciencia.

En los estudios relacionados con esta profesión también se han visto reflejados los cambios de paradigma en la conservación de la información. Tanto es así que los primeros estudios reglados hacían referencia a términos más generales como ciencias de la información, antes de denominarse estudios de documentación. Actualmente los estudios empiezan a hacer referencia a la gestión de información y documentación digital, un signo de cómo la transformación digital ha cambiado por completo el tratamiento y preservación de la información. 

De la documentación tradicional a la transformación digital 

La profesión documentalista ha sufrido innumerables cambios desde su creación, adaptándose a los contextos cambiantes de producción, difusión y conservación de información.

Tradicionalmente la información ha sido conservada en diferentes soportes documentales físicos: Papel, fotografías, CDs, cintas VHS… Estos soportes, con el tiempo pueden verse dañados por causas biológicas o ambientales, quedar obsoletos o que la maquinaria necesaria para recuperar su información sea costosa de mantener o difícil de encontrar.

La irrupción del documento electrónico y la preservación digital han permitido la desmaterialización de la información. La documentación digital, desligada del soporte propicia que su conservación deje de estar condicionada a las problemáticas del soporte físico. 

De esta forma, la profesión se ha decantado cada vez más hacia la gestión de contenido digital de nueva creación y hacia la digitalización de contenido en otros soportes. El valor añadido de la digitalización de la documentación recae en proteger la conservación de documentación en soportes obsoletos; facilitando así su recuperación y eludir problemas de conservación y difusión de estos.

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Especializaciones en la documentación

La multiplicidad de soportes, canales y formatos con los que convivimos actualmente ha determinado que el universo de la profesión sea cada vez más especializado. Ello ha llevado a la aparición de perfiles expertos en gestión de documentación específica como documentalista digital o documentalista audiovisual y perfiles como el de documentalista en medios de comunicación y el de film researcher (documentalista cinematográfico), que se encargan de dar apoyo en la búsqueda  de documentación para los proyectos en los que se encuentran.

Al margen de estas especializaciones, ante información que requiere un conocimiento especializado en la materia para comprenderla, tratarla en profundidad y conocer las necesidades del sector también han proliferado los puestos que precisan de especialización. En estos contextos operan perfiles como documentalista jurídico, documentalista científico y documentalista sanitario.

La documentación en MyNews

La documentación en MyNews se centra en la recuperación de la información, generando herramientas de búsqueda como la Hemeroteca para que cada usuario obtenga la información enfocada a sus intereses. El equipo de documentación es un eje clave para articularlo y garantizar que la obtención de información sea fiable y pertinente y lo hace mediante diferentes acciones:

  1. Experiencia de cliente: Soporte a clientes en la gestión y búsqueda de noticias acorde a sus intereses
  1. Gestión de contenido: Gestión de contenido de prensa impresa y digital, fondo audiovisual y redes sociales
  1. Gestión de clipping: Automatización de búsquedas para detectar las menciones del cliente en prensa
  1. Curación de contenidos: Selección de contenido para boletines, resúmenes de prensa y dosieres personalizados
  1. Búsqueda en la Hemeroteca: Elaboración de búsquedas retrospectivas en la Hemeroteca
  1. Análisis de datos: Elaboración de informes de impacto en medios

En definitiva, en MyNews el trabajo de documentación tiene un papel central en la gestión diaria de la Hemeroteca, el clipping y la curación de contenidos y en un contexto multiformato y personalizado a las necesidades.

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